Szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok

A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.

A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli.

Szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok köre

Szigorú számadás alá vont nyomtatványnak kell tekinteni minden olyan bizonylati űrlapot
- amelynek illetéktelen felhasználása esetén a társaság nem élhet felszólamlási joggal (pl. készpénz csekk, elszámolási utalvány, szállítólevél, ajándék utalvány);
- ha a beszerzéskor a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a névértéknek megfelelő összeget kell fizetni (pl. közlekedési jegy, tüzelőutalvány, MÁV fuvarlevél);
- melynek nem megfelelő, illetéktelen felhasználása visszaélésekre adhat alkalmat (pl. étkezési jegy, raktári, pénztári bevételi és kiadási utalványok);
- a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat.
A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét – figyelembe véve az egyéb jogszabályi előírásokat is – a vállalkozás vezetője határozza meg. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szervezet, a felhasznált mennyiség – sorszám szerint – és a felhasználás időpontja is megállapítható. A nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) el kell számolni. A nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak elismervény ellenében történhet.

A szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok köre a következő:
-készpénzcsekk (készpénz-felvételiutalvány);
-elszámolási utalvány;
- csekkszerződés alapján igényelt csekkfüzet;
- bevételi és kiadási pénztárbizonylat;
- pénztárjelentés;
- nyugta, ideértve a beszedendő összeget előnyomva feltüntetett nyugtát, perforált szelvényeket tartalmazó nyugtafüzetet;
- gépkocsi-menetlevél;
- sorszámozott űrlapok és sorszámozott űrlapokat tartalmazó füzetek, valamint értékjegyek, amelyekért a felhasználás során ellenértéket fizetnek stb.

- az online-pénztárgépek pénztárgép naplója.

Szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok kezelése, nyilvántartása

A nyomtatványokkal kapcsolatos szigorú számadási kötelezettség a következőket jelenti:
- nyomtatványokat készletre vételkor folyamatos sorszámmal kell ellátni;
- a felsorolt nyomtatványokból beszerzett készletet jegyzék kíséretében kell a nyomtatványok megőrzésével megbízott dolgozó részére állománybavétel, illetve kezelés és őrzés céljából átadni;
- az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámos és esetleges egyéb jelzések (pl. számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e.
A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat az egyéb nyomtatványoktól elkülönítetten kell tárolni és nyilvántartani. A nyilvántartásnak legalább a következő adatokat kell tartalmaznia:
- a nyomtatvány megnevezése, raktári vagy nyomdaszáma;
- a bevételi bizonylat kelte és száma;
- a beérkezés és nyilvántartásba vétel kelte;
- a nyomtatvány kezdő-befejező sorszáma;
- a kiadás kelte;
- az átvevő megnevezése;
-az átvétel elismerése;
-elszámolás.

Az elszámolási utalványfüzetek felhasználásával megbízott személy az átvett füzetekben lévő űrlapokról nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásban az egyes űrlapokat – emelkedő sorszámuk szerint – külön-külön sorban kell felsorolni.

A nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie.
A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat lehetőleg zárt szekrényben kell megőrizni.

A szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok kezelésének, felhasználásának, őrzésének ellenőrzése

A bizonylatokat kiállító egységektől beérkező szigorú számadásra kötelezett nyomtatványokat olyan szempontból is ellenőrizni kell, hogy azok folyamatosan, számkihagyás nélkül, hiánytalanul megvannak-e (tombolázás).
A bankszámla terhére kibocsátott csekk, illetve utalvány aláírói kötelesek meggyőződni arról, hogy az a vállalkozásnál fennálló kötelezettségek rendezésére szolgál-e.

A banki követelési adatok nyilvántartásba való bejegyzése alkalmával a nyilvántartást vezetőnek ellenőriznie kell, hogy a nyilvántartás szerint már kiállított és aláírt minden egyes csekkről, utalványról megérkezett-e a „terhelési értesítés”.

Az elrontott, bepiszkolódott, illetve elszakadt csekk- és utalványűrlapot nem szabad a számlavezető pénzintézethez megküldeni, illetve forgalomba hozni. Az ilyen űrlapot két vastag vonással keresztben át kell húzni és „rontott” szóval átírni.

A „rontott” jelzést az űrlap tőszelvényén és a nyilvántartásban a megfelelő sorban is fel kell tüntetni.
A csekk- és utalványfüzetekben visszamaradt tőszelvényeket 5 évig kell megőrizni.

A bankszámla megszűnése esetén a felhasználatlanul maradt csekk- és utalványfüzeteket (űrlapokat) a bankszámlát vezető pénzintézethez vissza kell juttatni.